Le calcul des charges locatives pour une location vide ou meublée

08/02/2021

Lors de signature d’un bail, le propriétaire fixe le montant du loyer ainsi que celui des charges. Le locataire verse une provision pour charges chaque mois. De façon annuelle, une régularisation est ensuite réalisée avec des sommes complémentaires à payer ou au contraire un remboursement de la part du bailleur. Comment calculer ces charges locatives ? Quelles sont les charges à prendre en compte ? Quelles sont les règles de récupération ?

À quoi correspondent les charges locatives ?

La liste des charges récupérables est fixée par la loi. Elles correspondent notamment à l’entretien de l’ascenseur, des parties communes et des espaces verts, de l’eau et du chauffage collectif, de l’électricité, du nettoyage des parties communes. On peut aussi noter la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Toutes les dépenses qui garantissent un entretien courant des parties communes sont concernées. Dans le logement, la production d’eau chaude, le chauffage, le gaz et l’électricité peuvent être concernés selon le type de location et de bail.

Une fois qu’elles sont toutes comptabilisées, ces charges sont à payer par le locataire. Le propriétaire-bailleur peut demander un versement d’une provision pour charges mensuelles avec une régularisation annuelle. Toutefois, il peut également opter pour une récupération ponctuelle des dépenses pour le logement loué.

Lors de la signature du bail, le montant du loyer sans les charges est précisé. Ensuite, les charges sont ajoutées en fonction de l’estimation de ces coûts en une année. Chaque mois, le locataire doit verser aussi bien le loyer et les charges. Ce mode de fonctionnement évite d’avoir une forte somme à payer de façon annuelle. Pour vous, bailleur, il est intéressant d’éviter un versement annuel afin de ne pas risquer de fragiliser le budget de votre locataire et d’aboutir à un impayé. En cas d’impayés, les sommes restant à charge du locataire sont également moindres.

Quelle différence entre charges et réparations locatives ?

Pour éviter tout litige, le propriétaire-bailleur ne doit pas confondre les charges locatives et les réparations à la charge du locataire. Lorsque des dégradations sont commises pendant le contrat de location, il doit en effet rembourser les frais correspondants. Toutefois, ces sommes ne sont pas appliquées sur la provision de charges. Elles sont par contre déduites du dépôt de garantie lors du départ de l’occupant.

Tous les travaux utiles pour ces réparations locatives n’entrent donc pas dans le calcul. Les charges locatives correspondent par contre aux taxes d’entretien, aux dépenses liées à des produits consommés comme la production d’eau chaude ou le chauffage ainsi que les frais nécessaires pour l’entretien des parties communes.

Quelles sont les principales charges comprises dans le loyer ?

Parmi toutes les charges qui incombent au bailleur, seules une partie d’entre elles seront à la charge du locataire. Le décret du 26 août 1987 fixe la liste des charges de copropriété qui peuvent être imputées directement au locataire. Pour les autres types de bien, les propriétaires doivent également connaître les charges concernées. Seules ces charges sont considérées comme récupérables.

La liste des charges récupérables auprès des locataires est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987 :

Les charges d’employé d’immeuble, gardien ou concierge : en ce qui concerne l’employé d’immeuble, le salaire et les charges sociales sont entièrement récupérables. En ce qui concerne le gardien, 75 % du salaire versé et des charges sociales sont récupérables s’il se charge du nettoyage des parties communes et des poubelles. Le bailleur ne peut récupérer que 40 % si ce concierge n’effectue qu’une de ces deux tâches ;
Les charges d’ascenseurs et de monte-charge : les dépenses liées à l’électricité, aux frais d’exploitation de l’appareil, au matériel d’entretien, aux petites réparations dans la cabine font partie des charges récupérables ;
Eau froide, eau chaude et chauffage collectif : les charges récupérables auprès des locataires concerne l’eau chaude et l’eau froide utilisées dans le logement, pour l’entretien des parties communes et pour l’entretien des espaces extérieurs. Toutes les dépenses liées au chauffage sont récupérables, quel que soit le système mis en place
Les installations individuelles : les dépenses sont à la charge du locataire pour le chauffage et la production d’eau chaude, distribution d’eau avec contrôle des joints et des raccordements ;
Les parties communes : le propriétaire peut récupérer les charges locatives concernant l’électricité, la fourniture de produits d’entretien, entretien des tapis, des vide-ordures, réparation des appareils d’entretien, frais liés au personnel qui se charge d’entretenir les parties communes ;
Espaces extérieurs : parmi les charges récupérables, on retrouve l’entretien des voies de circulation, les aires de stationnement, les équipements de jeux pour les enfants ;
Les taxes et les redevances : taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), taxe de balayage, redevance assainissement.

Pour la location d’une maison individuelle, les charges locatives sont moins élevées que pour un appartement. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est toujours d’actualité. Le contrat d’entretien des équipements dans le logement peut également faire l’objet d’une régularisation annuelle.

Quels sont les modes de calcul des charges locatives ?

Pour le calcul de la charge locative, deux types de calcul sont possibles en France. Réel ou forfaitaire, chaque propriétaire doit choisir un mode de fonctionnement avant la signature du contrat de bail. Les charges et la régularisation dépendent du régime appliqué. Lorsque le logement fait partie d’une copropriété, des règles spécifiques s’appliquent selon votre quote-part.

Le calcul des charges au réel

Lorsque le propriétaire propose une location vide, le calcul des charges locatives doit être au réel. Pour y parvenir, le bailleur considère les charges locatives versées l’année précédente. En général, le calcul des charges locatives correspond à 75 % des fonds demandés en fin d’année par le syndic dans le cas d’une copropriété. À partir de cette information, un loyer charges comprises pourra être fixé. Une provision sur charges est donc demandée au locataire de façon mensuelle.

Le récapitulatif de l’année précédente sert de référence. Ensuite, il suffit de diviser par douze les charges locatives pour obtenir le montant des charges qui sera ajouté au loyer. Dans le cas d’une location nue, la régularisation peut intervenir à n’importe quel moment de l’année. En général, le locataire procède à cette formalité à la date anniversaire de l’entrée dans les lieux par le locataire.

Ce mode de fonctionnement semble bien souvent plus juste au locataire qui reçoit un avis de régularisation en fonction des dépenses effectives. Loin d’être un calcul fantaisiste, il repose sur des pièces justificatives comme le décompte annuel de charges et les différentes factures.

Le régime forfaitaire pour la location meublée

Lorsque le logement loué est meublé ou dans le cadre d’une colocation, le propriétaire peut conserver le régime réel ou utiliser le régime forfaitaire. Dans ce deuxième cas, un montant fixe est déterminé lors de la signature du contrat de location. Ensuite, il sera prélevé en tant que charges mensuelles en même temps que le loyer. Par contre, il ne sera pas possible de réclamer une régularisation avec ce mode de fonctionnement.

Étant donné qu’aucune régularisation n’est possible, le forfait doit être fixé avec précision. Le propriétaire ne pourra pas le réévaluer en cours de bail donc la justesse de cette estimation est capitale. Lorsque le montant réel est inférieur au forfait demandé, le locataire pourra exiger de se faire rembourser.

LE CALCUL DES CHARGES LOCATIVES SELON LA QUOTE-PART

Lorsque le logement fait partie d’une copropriété, le décompte de charges transmis par le syndic de copropriété comporte une colonne appelée “quote-part locative”. Le montant des charges récupérables est déjà calculé par le syndic de copropriété. Les bailleurs peuvent donc s’y référer lors de la régularisation de charges.

Si la quote-part n’a pas été précisée par le syndic de copropriété, les charges récupérables correspondent à 75 % des charges de la copropriété. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est à ajouter à ce montant.

Le fonctionnement de la régularisation annuelle des charges

En fin d’année, le bailleur doit opérer une régularisation des charges en réalisant un décompte. Selon les dépenses enregistrées pour le logement, le propriétaire va pouvoir estimer si elles sont à compléter conformément à la loi du 6 juillet 1989. Dans ce cas, il envoie une demande à son locataire pour l’informer de la situation concernant ces charges. Cette régularisation dépend du mode de fonctionnement choisi, à savoir avec une provision sur charge ou un forfait.

La provision des charges

À partir du décompte de charges de l’année précédente, vous estimez quel est le montant des charges locatives pour l’année. Ensuite, vous divisez cette somme par 12. Cette provision sur charges est à régler par le locataire en même temps que le loyer.

Lorsque les provisions pour charges payées par le locataire sont inférieures aux dépenses, le locataire est tenu de verser un complément. En effet, le solde doit être nul pour que le propriétaire ne considère pas un impayé de charges. Bien entendu, un délai pour ce paiement est accordé. Par contre, en cas de trop perçu, le propriétaire devra rembourser les sommes versées à tort. Certains bailleurs déduisent cette somme des futurs loyers à payer. Un accord de ce type peut en effet être mis en place entre les deux parties.

Après avoir envoyé le décompte de charges à son locataire, le propriétaire doit conserver les justificatifs correspondant pendant six mois. À tout moment, ils peuvent être réclamés par l’occupant du logement loué. En cas de litige, ils servent de preuve à présenter à la commission de conciliation ou au juge du tribunal d’instance.

Le forfait des charges

Lorsque vous demandez un forfait de charges à votre locataire, aucune régularisation de charges n’est possible. Même si les dépenses réelles sont supérieures au forfait payé, vous ne pourrez pas récupérer de charges locatives. Le calcul des charges locatives doit donc être le plus précis possible.

Le forfait de charges est souvent appliqué dans les cas suivants :

La colocation
La location meublée : compte tenu du changement fréquent de locataire, ce mode de calcul des charges locatives est plus simple
Le bail mobilité : la provision sur charges n’est pas possible dans ce cas de figure. Seul le forfait peut être appliqué.

Quel que soit le calcul de charges locatives choisi, il doit être mentionné dans le contrat de location. De cette façon, le locataire est parfaitement informé du mode de fonctionnement pour le paiement mensuel de charges et la régularisation annuelle qui peut avoir lieu.

Transmettre son calcul des charges locatives récupérables

Conformément à la loi en vigueur, le calcul doit être transmis par lettre recommandée avec accusé de réception. Depuis le 1er septembre 2015, un courrier simple est également valable. Toutefois, le bailleur ne pourra prouver que son locataire l’a bien reçu. Pour éviter les litiges, un courrier suivi ou recommandé est sans doute préférable.

Lorsque les charges régularisées concernent un locataire présent dans le logement depuis moins de douze moins, un calcul au prorata du temps d’occupation doit être réalisé. Lorsque vous avez confié la gestion locative à un administrateur de biens, il se charge de ce calcul et de demander la régularisation des charges. Il s’adapte donc à la situation en fonction de la date d’entrée dans les lieux.

Fixer un nouveau montant des charges mensuelles

De plus, pour que les charges versées soient le plus possible fidèles aux dépenses engagées, le bailleur peut décider de les réajuster annuellement. Elles pourront donc aller à la hausse ou à la baisse en fonction de la différence constatée. Un avenant au contrat de bail peut être signé entre les deux parties afin d’officialiser ce nouveau montant des provisions mensuelles. L’objectif à terme consiste à éliminer cette régularisation avec des charges mensuelles précises. Le locataire connaît donc précisément les sommes à régler annuellement.

Que faire en cas de litige concernant les charges locatives ?

Malgré son encadrement, les litiges sont nombreux entre le bailleur et le locataire. Lorsqu’ils ne sont pas d’accord sur le montant de la régularisation, la commission départementale de conciliation peut être saisie. Pour défendre son point de vue, le locataire peut présenter des quittances de loyer indiquant le montant des charges qui peuvent être récupérées.

Les deux parties peuvent revenir 3 ans en arrière et contester le calcul des charges récupérables. Conformément à la loi Alur, elles peuvent demander une rectification. Lorsqu’une solution amiable n’a pas pu être trouvée, le tribunal d’instance pourra être saisi.